Sono numerose le aziende che oggi scelgono di investire in una campagna di Email Marketing.
Questo importante strumento di comunicazione, se utilizzato in modo corretto, permette all’azienda di diffondere contenuti di qualità, creando delle relazioni solide e durature con i clienti.
Tuttavia la maggior parte degli imprenditori si “avventura” in questo mondo pur avendo scarse capacità e competenze, collezionando diversi fallimenti.
La gestione sbagliata di una campagna di Email Marketing fa in modo che le Newsletter inviate finiscano nella cartella SPAM del cliente, bloccando l’invio della posta aziendale.
Qual è la cosa migliore da fare in questi casi?
Nell’articolo di oggi troverai preziosi consigli e piccoli accorgimenti da adottare per non entrare a far parte della “blacklist” dei tuoi clienti, evitando così che la tua posta aziendale inizi ad avere problemi di invio.
Qualche precisazione
Prima iniziare il post di oggi, voglio spiegarti perché si viene etichettati come SPAMMER, cadendo in questo modo “preda” dei blocchi automatici dei sistemi ANTI SPAM.
Iniziamo con il chiarire cosa è lo SPAM, quali sono i volumi di traffico e-mail che questo fenomeno genera quotidianamente nel mondo.
Cos’è lo SPAM:
Wikipedia definisce lo SPAMMING in questo modo:
“Lo spamming, detto anche fare spam o spammare, è la pratica dell’invio di messaggi indesiderati….” come ci
Questo significa che, ogni volta che invii una e-mail a qualcuno che non l’ha richiesta, o non ti ha autorizzato, tecnicamente stai facendo SPAM.
L’immagine sotto riporta i dati relativi al mese di Luglio 2017 sul volume di SPAM GIORNALIERO nel mondo: su un totale di 403,64 Miliardi di email generate mediamente ogni giorno nel mondo, 346.04 Miliardi sono email di SPAM.
In pratica l’85,65 % del traffico complessivo di email è SPAM
Tenendo a mente questi valori è facilmente intuibile come i vari gestori di posta elettronica e i produttori di software anti-spam tendano costantemente a monitorare l’attività degli spammer, cercando di migliorare ed aggiornare ogni giorno le soluzioni adatte a bloccare questo fenomeno.
Quindi se stai pensando di intraprendere una campagna di Email Marketing per la tua azienda ed è la prima vola che ti approcci a questo tipo di attività, leggi con attenzione questo articolo in modo da procedere nel modo giusto ed EVITARE semplicemente gli ERRORI.
Le conseguenze di un utilizzo scorretto degli strumenti di e-mail marketing
Fare E-Mail Marketing senza utilizzare in modo corretto gli adeguati strumenti ti espone a due “rischi”:
Le newsletter finiscono nella cartella SPAM del client di posta o (o non vengono neanche recapitate)
Questo è il problema più frequente in cui si può incorrere facendo e-mail marketing in modo superficiale. Quando le tue e-mail vengono riconosciute come SPAM dal server di posta o dall’antivirus o dal client stesso e, vengono depositate nella cartellina spam diventando invisibili agli occhi del destinatario. Questo rende le tue e-mail inutili qualunque sia il contenuto che hai distribuito e la spedizione sarà stata completamente inefficace.
Il dominio di spedizione viene messo in black list
Questo è sicuramente il problema più grave: se il dominio di spedizione è lo stesso dominio aziendale allora tutta la posta spedita viene considerata SPAM e non sarà inviata ai destinatari, anche se si tratta di posta normale ed attesa.
Quali sono le cause?
Ma quali sono le cause che determinano i due rischi di cui abbiamo appena parlato? Sono TRE gli ERRORI che si commettono quando si fa EMAIL MARKETING:
1. Bounce
Per avviare una attività di email marketing si deve creare una lista di indirizzi e-mail, ovvero la mailing-list.
Questa deve contenere tutti gli indirizzi e-mail dei tuoi clienti, o i contatti dei potenziali clienti raccolti tramite un form web oppure nel corso degli eventi a cui hai partecipato.
E’ naturale che le email-raccolte per creare la mailing-list contengano degli indirizzi con un errore, questi possono essere causati da diverse cause:
- Errata scrittura dell’indirizzo (è stato trascritto male nella mailing-list o è stato scritto male dall’utente quando si è iscritto alla ricezione della newsletter);
- Indirizzi e-mail abbandonati: indirizzi e-mail di utenti non più esistenti : ad esempio un dipendente di un’azienda che cambia lavoro e di conseguenza la sua e-mail viene chiusa, oppure indirizzi e-mail di aziende chiuse o fallite.
Cosa comporta avere questo tipo di indirizzi all’interno della propria mailing list?
Comporta una aumento dei bounce: il numero di rimbalzi o bounce rappresenta il numero delle e-mail che “tornano indietro” al mittente (da qui bounce, che tradotto significa rimbalzo) perché il sistema non è riuscito a recapitarle.
Sicuramente ti sarà capitato di inviare una e-mail ad un indirizzo sbagliato e di avere visto la email tornare indietro con l’oggetto “Undelivered Mail Returned to Sender”.
Quando invii una newsletter, avere una percentuale elevata di bounce ( il 2% è una percentuale da considerare elevata) è sintomo di una lista non mantenuta e quindi aumenta la possibilità di essere considerato un “cattivo speditore”.
I sistemi automatici che controllano le e-mail agiscono spesso su base statistica e se non mantiene la lista “pulita” si aumenta di molto la probabilità di essere blacklistati.
2. Tasto “Segnala come SPAM”
Certamente avrai notato questo pulsante se possiedi una casella di posta GMAIL: attraverso questo pulsante il destinatario della newsletter può segnalarla come spam, perché la ritiene indesiderata.
ATTENZIONE: i provider di posta elettronica calcolano i tassi di segnalazione come spam facendo il rapporto tra le segnalazioni ricevute e il numero totale di messaggi inviati. Se la vostra newsletter ha un tasso di segnalazione Spam elevato, i messaggi saranno filtrati o bloccati a priori dal provider, e la vostra mail dal quel momento non sarà più recapitata ai destinatari.
I “provider di posta” sono tutti i grandi player di posta elettronica, partendo da Gmail, anche Yahoo, Microsoft e per l’italia TIM, Alice, Libero o Aruba: quindi occorre tenere pulite tutte le e-mail della lista non solo le Gmail.
Se il server di posta o il dominio da cui spedisci viene segnato come SPAMMER le newsletter inviate non le riceverà più NESSUNO.
Oltre alle newsletter, tutta la posta uscente dal tuo dominio di spedizione segue la stessa sorte e viene BLACKLISTATA: in questo modo Nessuno riceverà più nessuna POSTA AZIENDALE.
3. Spamtraps
Cosa sono le SPAMTRAPS?
Le SPAMTRAPS sono TRAPPOLE, per gli SPAMMERS: si tratta di indirizzi email creati dai provider di posta elettronica per individuare i mittenti che utilizzano liste “illegittime” di dubbia provenienza per inviare i propri messaggi.
Se all’interno della tua mailing list ci sono e-mail SPAMTRAPS, automaticamente la reputazione della posta proveniente dal tuo dominio degrada, e se si continua ad inviare newsletter a queste SPAMTRAPS, cresce la probabilità di essere inseriti in una blacklist e di avere problemi con spedizione della posta elettronica.
Esistono due tipi di spam trap:
- SPAMTRAPS create da e-mail riciclate: indirizzi e-mail abbandonati che vengono usate dai provider come spam traps
- SPAMTRAPS create ex-novo: indirizzi email create apposta dai provider per “scoprire” chi estrae indirizzi e-mail da internet liste di e-mail con i software automatici,
Ma come possiamo sapere se la nostra lista contiene SPAMTRAPS?
Se le e-mail sono state registrate in modo corretto non ci sono problemi mentre, se hai acquistato liste di e-mail online oppure hai usato software per l’estrazione di e-mail da internet allora è quasi una certezza!
Cosa fare per evitare i problemi
Quello che abbiamo cercato di spiegare fino a qui sono le cause maggiori che possono portare ad avere problemi con la posta elettronica aziendale.Vediamo adesso cosa si può fare per evitare rischi:
1. Costruisci la tua lista in modo onesto:
Utilizza per popolare la tua mailing list indirizzi ricavati da fonti certe e richiedendo sempre l’autorizzazione della spedizione.
In Italia il garante per la privacy sorveglia questo tipo di attività combinando sanzioni a chi non rispetta le regole.
2. Tieni pulita la tua lista:
Mantieni la lista pulita da indirizzi errati monitorando i bounce: sicuramente all’interno della tua lista con il passare del tempo accumulerai indirizzi sbagliati.
Questo problema è arginabile grazie all’utilizzo di software di invio newsletter, che automaticamente ripuliscono la lista dalle e-mail in errore oppure vagliando la mailing list con software per PC che permettono la pulizia della stessa.
Questo genere di software testa gli indirizzi e permette di eseguire un controllo periodico segnalando le e-mail non valide.
Ne esistono diversi reperibili on-line , ad esempio https://www.atompark.com/bulk-email-verifier/ : ovviamente soluzioni free hanno un certo grado di incertezza nei risultati.
3. Usa uno strumento di invio professionale:
Inviare le newsletter con il proprio client di posta, ad esempio Outlook, dal proprio PC è da evitare.
Il tempo necessario all’invio e la possibilità di errore sono elevatissimi.
Occorre necessariamente dotarsi di uno STRUMENTO PROFESSIONALE per l’invio delle newsletter che deve avere queste due FUNZIONALITÀ’ ESSENZIALI:
- Cancellazione automatica dalla mailing list di email che hanno generato dei bounce: cioè se la lista contiene indirizzi sbagliati il software deve rimuoverli automaticamente dopo l’invio
- Cancellazione automatica dei “Segnala come SPAM”: cioè deve rimuovere automaticamente dalla lista tutti gli utenti che ti segnalano come spammer.
In questa modo, grazie a queste due funzionalità ESSENZIALI la lista di invio rimarrà automaticamente il più “pulita” possibile nel tempo.
Demandare questa attività ad una attività manuale con l’andare del tempo lascerà in lista delle e-mail errate.
Quale strumento di invio utilizzare?
Noi abbiamo scelto Getresponse: non è l’unico ovviamente ne esistono svariati, ma è professionale e dotato di interessanti funzioni nate proprio per l’ E-mail Marketing.
4. Usa un dominio dedicato:
Registra ed utilizza un dominio dedicato all’invio delle newsletter.
Questo è un consiglio che diamo a tutti i nostri clienti: nel caso di blocco per spam, la posta elettronica dell’azienda non viene intaccata, inoltre il dominio può essere dedicato all’invio di tutte le comunicazioni promozionali aziendali.
Buone norme da non trascurare
Per finire ecco due ultimi utili consigli per mantenere sempre in salute il servizio di e-mail marketing aziendale.Si tratta di buone pratiche non tecniche ma strategiche per la crescita del servizio:
1. Fare crescere la lista in modo sano:
Come spiegato in precedenza, comprare le liste di e-mail nasconde diverse insidie tecniche e legali, inoltre dal punto di vista dell’efficacia, ha sempre funzionato molto poco.
In pratica chi riceve una e-mail senza averne la necessità e l’interesse rapidamente si cancella: dunque le percentuali di conversione di queste liste sono sempre BASSISSIME.
Quindi pensate a strategie sane per aumentare la mailing list, magari agendo sul sito internet con [highlight background=”#fe6d38″ color=”#fff”] call to action [/highlight] o altri metodi per catturare l’interesse e l’e-mail dei visitatori.
2. Scrivete contenuti di valore
Anche se segui alla lettera tutti questi consigli e possiedi una lista di soli “iscritti consapevoli”, il messaggio fa la differenza.
Non perdere mai di vista che il lettore vuole ricevere messaggi utili: evita i contenuti pieni di “Compra questo”, “Compra quello”, “Oggi Sconto di”, “Domani 3 x 2” altrimenti la lista raccolta con molti sforzi e costi, piano piano andrà svuotandosi invece che arricchirsi di potenziali clienti.
Nel blog puoi trovare un intero post dedicato alla newsletter di successo, che puoi leggere qui.
