Un futuro più efficiente e flessibile attende tutte quelle aziende e quei professionisti che, abbracciando il cambiamento ormai alle porte, scelgono di abbandonare le vecchie reti telefoniche in rame (ISDN e PSTN) ed adottare la tecnologia del VoIP.

Il passaggio ufficiale ai telefoni VoIP è previsto per la fine di quest’anno, tuttavia sul territorio europeo diverse aziende hanno intrapreso dei test e molte altre hanno già completato il passaggio.

Che cos’è un numero VoIP? Perché le soluzioni Voice over Internet Protocol (VoIP) sono così vantaggiose? Quali sono i rischi per le aziende ed i professionisti che non investono nell’implementazione di soluzioni VoIP?

Con l’aiuto dei nostri tecnici sistemisti abbiamo realizzato questa guida che ti sarà utile per capire:

1. i motivi che si nascondono dietro l’imminente switch off;
2. quali sono le soluzioni VoIP disponibili sul mercato ed i relativi vantaggi;
3. i rischi ai quali sei esposto se ti “opponi” al cambiamento.

 

Che cos’è un numero VoIP

È un numero di telefono che sfrutta la connessione internet per trasmettere le chiamate e che, pertanto, non è legato ad una linea fisica.

In pratica, quando si effettua una chiamata la voce viene convertita in pacchetti di dati digitali trasmessi poi mediante la rete.

Che sia un computer, uno smartphone, un tablet o un fisso abilitato, i sistemi VoIP consentono di fare e ricevere chiamate su qualsiasi dispositivo: l’importante è che sia connesso ad una rete internet.
Dunque, quello che rende differenti i sistemi VoIP ed i sistemi di telefonia tradizionale è l’infrastruttura: mentre le linee tradizionali PSTN (Public Switched Telephone Network) usano circuiti fisici, i VoIP sfruttano la banda larga.

Non sono più necessarie installazioni costose e articolate: da questo momento è possibile accedere ad un’ampia gamma di funzionalità avanzate, un ecosistema di comunicazione unificato, dinamico e resiliente.

 

Ti racconto cosa c’è dietro il passaggio dalle linee telefoniche tradizionali alle soluzioni VoIP

Come avrai intuito, la necessità di trovare una soluzione differente alle linee telefoniche tradizionali è legata all’obsolescenza delle tecnologie utilizzate, ovvero:

1. la PSTN: l’infrastruttura analogica utilizzata per le chiamate di base;
2. l’ISDN (Integrated Services Digital Network): la rete di telecomunicazioni digitale che permette di trasmettere servizi voce e trasferimento dati su un supporto unico.

Rispetto alle reti IP moderne queste tecnologie risultano costose in termini di manutenzione, poco flessibili e più lente.
Inoltre:

• le centrali in rame consumano più energia rispetto alle tecnologie moderne che sono più sostenibili;
• la messagistica unificata, le videochiamate ad alta definizione o le integrazioni con i software aziendali non sono supportati dalle reti ISDN e PSTN.

Insomma, l’investimento nelle soluzioni VoIP appare un passaggio obbligato se si vuole restare competitivi!

Il vademecum delle aziende per una transizione senza complicazioni

L’adozione di una linea telefonica VoIP avrà un impatto sulle imprese più o meno consistente in base al livello di preparazione delle stesse.

Per evitare periodi di fermo produttivo, e sfruttare tutti i vantaggi offerti da questa nuova tecnologia, l’azienda deve:

• valutare il proprio livello di preparazione digitale: quanto è integrato nell’organizzazione? Quali aree devono essere ancora digitalizzate? quali sono le competenze dei dipendenti i questo ambito?
• elaborare un piano di transizione al digitale: le fasi del passaggio ai sistemi VoIP dovranno essere definite in base ai risultati della precedente;
• implementazione/aggiornamento delle nuove tecnologie: il passaggio al VoIP richiede spesso l’aggiornamento delle componenti hardware e software presenti in azienda. Per una transizione fluida è fondamentale pianificare l’adeguamento della propria infrastruttura.

 

Hosted VoIP e centralino fisico, due scelte a confronto

Per ridurre la resistenza al cambiamento tipica di ogni periodo transitorio, il mercato propone due alternative: il centralino in cloud ed il centralino fisico.

La maggior parte delle piccole e medie imprese ha scelto di adottare una soluzione in cloud: l’Hosted VoIP non richiede l’acquisto di un centralino fisico in quanto il servizio viene ospitato su server remoti gestiti da un provider.

Come tutte le soluzioni in cloud:

• è caratterizzata da un investimento iniziale minore: non è necessario acquistare un hardware per il centralino;
• è flessibile e scalabile: possono essere aggiunti (o rimossi) interni e funzionalità in base alle esigenze dell’azienda;
• può essere utilizzata anche durante periodi di smart working mediante app per smartphone o computer;
• non richiede manutenzione: è il provider che si occupa di eseguire gli aggiornamenti richiesti, della manutenzione del sistema e della sicurezza.

I centralini in cloud offrono inoltre funzionalità avanzate come: videochiamate, possibilità di integrazione con software aziendali, chat e segreteria telefonica via e-mail.

Per quelle realtà più strutturate, con un reparto IT interno e maggiori esigenze di personalizzazione, l’alternativa migliore è rappresentata dai centralini fisici.

I centralini On-Premise:

• garantiscono il controllo completo sui dati e sul sistema;
• consentono alti livelli di personalizzazione;
• non hanno bisogno di internet per le chiamate interne in quanto sfruttano la rete locale.

Tuttavia, rispetto ai centralini in cloud, richiedono un investimento iniziale elevato per l’acquisto dell’hardware e un’attività di manutenzione consistente.

 

Cosa succede se non si investe nelle soluzioni VoIP?

Il rischio maggiore di non effettuare questo passaggio è rappresentato dalla perdita del servizio telefonico.

Una volta che l’operatore completerà lo switch-off della centrale ISDN, potresti ritrovarti senza linea e incapace di comunicare con i tuoi clienti.

Inoltre, non effettuare la portabilità del numero (Number Portability) entro i termini stabiliti comporta il grave rischio di perdere per sempre il tuo numero storico: un asset cruciale per l’attività e la reputazione della tua azienda!

Rimanere legati al rame significa abbracciare l’isolamento tecnologico, rinunciando a funzionalità che la concorrenza già utilizza per lavorare in modo più efficiente.

 

Quali sono i vantaggi dei sistemi telefonici VoIP

Oltre ad un costo minore legato a tariffe di chiamata più economiche e alla possibilità di accedere a strumenti di comunicazione unificata, il passaggio dalla telefonia su circuito fisico a quella su banda larga (VoIP) offre altri vantaggi:

• flessibilità e mobilità: dal momento che il numero aziendale non è più legato a una postazione è possibile utilizzare il numero interno anche quando non si è in ufficio, l’importante è avere una connessione internet (su PC, smartphone o telefono VoIP dedicato);
• scalabilità: le linee telefoniche possono essere aggiunte o rimosse online, senza costi per espansioni hardware.

Il VoIP come piattaforma di comunicazione unificata

Il Numero VoIP è molto più di un semplice strumento per la trasmissione della voce.

L’azienda che integra questa tecnologia su una piattaforma di comunicazione unificata sblocca una serie di vantaggi che trasformano radicalmente il proprio modo di lavorare, ottimizzando l’efficienza interna e l’esperienza del cliente.

Integrazione perfetta con i software aziendali

Uno dei maggiori benefici è la capacità di connettersi ai sistemi aziendali esistenti.

I moderni sistemi VoIP si integrano con software CRM, consentendo la visualizzazione in tempo reale delle informazioni del cliente con cui si sta interagendo (funzione di screen popping).

Questo non solo velocizza il servizio, ma offre un’esperienza personalizzata e di alta qualità; l’integrazione con software di helpdesk, email e calendario rende la gestione delle interazioni con i clienti più fluida e organizzata.

Tante funzionalità avanzate

Il VoIP offre di serie funzionalità avanzate un tempo troppo costose, tra queste:

• risponditore automatico (IVR);
• segreteria telefonica via email;
• monitoraggio delle performance dei team e ottimizzazione dei flussi di lavoro attraverso la registrazione delle chiamate e la reportistica sul traffico;
• trascrizione dei messaggi vocali;
• videoconferenze e condivisione dello schermo durante le riunioni virtuali;
• messaggistica istantanea tramite chat.

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